毎月行われる給与計算業務は、人事・経理担当者にとって重要な仕事のひとつです。しかし、所得税や社会保険料に関する知識が求められるほか、従業員一人一人の情報の把握が必要となるなど、取り組むべき内容が多いです。 そこで今回は給与計算におけるミスしやすい事例と対策について解説します。業務効率化に向けたおすすめの方法もご紹介するため、ぜひ参考にしてください。

この記事でわかること

1. 給与計算における企業の課題
2. ミスしやすい４つのケース
3. 今から始められる３つの対策
4. ツール導入によって業務を効率化しよう

給与計算における企業の課題

企業において、給与計算を担う人事・経理担当者は必要不可欠な存在です。しかし、給与計算に関する知識を有する人材は限られ、人材の確保・育成も簡単ではありません。中小企業では人事・経理業務を1名に委任するケースも見受けられますが、通常業務との同時進行が難しく、担当者にかかる負担が大きいことが懸念点です。給与計算にかける時間を短縮した結果、計算ミスが生じる恐れもあるでしょう。

さらに担当者が退職すると、組織内で業務を担う人材がおらず、「十分な育成ができない」「新たな人材確保に予算も時間もかかる」という負のスパイラルに陥ります。現在、既に属人化している企業は、今から給与計算問題の対策を行いましょう。

ミスしやすい４つのケース

まずは給与計算で間違えやすい4つのケースと対策についてご紹介します。

1.社会保険料の徴収開始・終了ミス

従業員の入社・退職時に気を付けたいのは、社会保険料の徴収漏れです。本来、社会保険料は入社日に関わらず入社月分から徴収が開始されます。一方、退職時は月末最終日に退職しない限り、前月分までしか徴収を行いません。社会保険料の徴収開始・終了のタイミングを間違えないためにも、毎月の給与計算の際は下記のようにタスクをリスト化しましょう。

上記はあくまでも一例です。給与計算に必要なタスクは次々とリストに追加しましょう。一度ミスした内容は必ず追加し、毎月漏れずに確認を取ることも大切です。

2.従業員に関する情報の入力もれ

社会保険の対象は年齢によって異なります。従業員の年齢に合わせて対応が変化する点には注意しましょう。

また、従業員の家族に関する情報の入力も忘れてはいけません。家族が仕事をはじめて扶養を外れた場合や、子どもが16歳以上になった場合は、扶養人数とともに源泉所得税の控除額が変化します。従業員の生活に変化があった場合はリストにチェック項目として加えてください。

なお、所得税において年齢に応じて扶養区分が変わる場合は、誕生月ではなく該当する年の1月から変更になります。

さらに、社内の連携ミスで発生しやすいのは役職昇進による手当変更です。社内での連絡手段が確立されていない場合、営業実績による歩合給や出張手当の支給漏れが発生することがあります。

これらの従業員に関する情報入力漏れを防ぐためには、以下の対策を検討しましょう。

3.年次有給休暇の付与忘れ

従業員の年次有給休暇の付与忘れおよび時効による消滅処理も気を付けたいポイントです。取得の実績に目が向きがちな有給休暇ですが、付与日・消滅時期についても表で管理するとよいでしょう。新入社員の入社時は、表の追加を忘れないようにしてください。

4.現物支給や別払いの集計もれ

給与とは別に支給される通勤定期券については、賃金として給与明細書に反映させる必要があります。また、従業員から徴収する貸付金や社宅家賃などについて、給与計算での控除処理が漏れてしまうこともあります。

これらの現物支給・別払い、徴収については、人事・経理担当者が従業員の情報として把握する必要があります。反映漏れを防止するためには、社内での連絡方法を確立させましょう。

今から始められる３つの対策

給与計算は従業員一人一人の生活にも大きく影響するため、業務進行時は細心の注意を払わなければなりません。ミス防止のダブルチェックは、一時的には改善が見られますが、長期的に見ると業務量が増加し、さらにミスが増えるという負の循環に陥る可能性が高いことが現実です。そこで以下では、今から始められる3つの対策方法について具体的に解説します。

1.作業手順メモの作成

大まかな作業の流れと、それぞれの項目に対して詳細に確認すべき項目をそれぞれ作業手順メモとして残しましょう。以下では作業手順メモの一例をご紹介します。

毎回メモの手順を確認しながら作業をすると、給与計算のミスを防止できます。毎月行う作業のリスト化に加え、年末に行う作業についても別途メモを作成するとよいでしょう。

2.社内共有の徹底

従業員の営業実績による歩合給や出張・昇進による手当を支給する場合、まずは人事・経理担当者への情報共有が重要です。共有漏れによる給与計算ミスを防ぐためには、社内における情報共有方法の確立が重要です。提出物・データ・専用ソフトによる一括管理など方法はさまざまありますが、会社に適した方法で情報共有を徹底しましょう。

3.管理表の作成

従業員の有給休暇付与・消滅時期を把握するためには、管理表を作成するとよいでしょう。PCでリスト化すれば、ひと目でその月の対象者を確認できます。ただし、給与計算ソフトに有給休暇管理機能が付帯している場合は、そちらを活用することもおすすめです。

ツール導入によって業務を効率化しよう

現在使用している給与計算ソフトでは手作業が多く、従業員の情報や手当の把握に手間を感じていませんか。今回は今すぐできるミス防止策をご紹介しましたが、ツールを導入すれば経理担当者の負担が減ると同時に、ヒューマンエラーを防止できます。

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