2020年、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、感染症対策の一つとして多くの企業がテレワークを導入しました。これを機に、自社でもDX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組みはじめたいと考えている経営者も多いのではないでしょうか。本記事では、日本におけるテレワークとDXの現状と、DXの第一歩として導入しておきたいツールをご紹介します。

この記事でわかること

1. 政府も推進するテレワークとDX
2. 優先順位の高いテレワーク／DX施策例
3. 具体的な導入ツール例
4. 取り入れやすいツールから導入してDXを実現しよう

政府も推進するテレワークとDX

新たなデジタル技術が次々と誕生している昨今、各業界では新規参入者がビジネスモデルと市場に大きな変革をもたらしています。このようななかで、既存事業を展開する企業が競争力を維持・強化するためには、従来型の業務手法や技術にとらわれず、新たなシステムを取り入れる必要があります。

そこで注目されているのがDXです。DXとは、業務効率化だけでなく企業のビジネスモデルそのものまで変革させるためにデジタル技術を活用することを指します。日本の中小企業においても、デジタル技術で業務フローを改善し、生産性の向上に取り組む企業が増えています。

テレワークやDXへの企業対応の現状

以前より、政府は経済成長と人手不足解消を求めてテレワーク導入やDXの推進を働きかけてきました。2018年には経済産業省が「DXレポート」を公開し、既存システムがDX推進の障壁であり、2025年までにシステムを刷新しつつDXを完了するよう提言しています。

東京商工会議所の「緊急事態宣言下における中小企業のテレワーク実施状況に関する緊急調査」では、2021年の1月・2月時点でテレワークを実施している企業は66.2％という結果が出ています。

テレワークの実施のためには、これまでに使用していなかったITツールを導入して業務に取り組む必要があります。ところが、経営者や経営幹部の知識不足・理解不足や、新規システムの導入には多大なコストが発生するという認識によって、IT化による生産性の向上までたどり着けない企業も少なくないようです。

なぜテレワークやDXが自社に必要なのか、そうすることでどれだけの利益が得られるのかを算出し、あらためて自社に必要な施策を、できる部分から取り組んでみましょう。イニシャルコストが高いシステムを導入せずとも、DXに着手することは可能です。

生産性の向上、人手不足解消の解決策として

多くの企業が取り組みはじめているテレワークは、時間や場所を有効利用できる働き方として、生産性の向上や人材不足の解消を見据えて導入を推奨されてきました。

2019年に総務省が公開した「テレワークの最新動向と総務省の政策展開」によると、テレワークを導入している企業は導入していない企業に比べ生産性が1.6倍も高くなっています。これは、日本の企業が抱える課題を解決する可能性を感じさせるデータといえるでしょう。

というのも、公益財団法人日本生産性本部が公表した「労働生産性の国際比較2020」によると、2020年の日本の1人あたりの労働生産性はOECD加盟国37ヶ国中26位と低く、調査を始めた1970年以降でもっとも低い順位となっています。この順位は、主要先進国7ヶ国の中では最下位です。

高齢化などで人手不足が進む日本において、生産性の向上は喫緊の課題といえるでしょう。効果的なテレワークを実施することで、これらの課題を解決できる可能性があります。

優先順位の高いテレワーク／DX施策例

DXとは単にIT技術を取り入れることではありません。ITの導入により、企業文化を抜本的に見直し変革することがDXの本質です。既存システムの見直しをせずにテレワークを取り入れただけでは、生産性の向上は見込めません。

ここからは生産性を上げるために優先度の高いDXの施策例を見ていきましょう。

人事・労務管理のツール活用

従業員の評価や配置、採用などの人事業務、給与計算や労働条件、労働環境にかかわる労務管理業務は煩雑な作業が多く、人的リソースの限られている企業では担当者への負担が大きくなりがちです。人事・労務管理ツールの導入で、これら業務を効率化できるだけでなく、人的コストを削減しながらDXを進められます。

ツールによって内容は異なりますが、人事・労務管理ツールには以下のような機能が含まれます。

• 出退勤時間や有給休暇取得状況などの勤怠データ管理
• 社会保険や労働保険などの書類作成および行政への提出
• 応募者や内定者の情報、選考過程の経過など採用情報の管理
• 給与計算および管理機能
• 従業員一人ひとりの情報を一元化する人事評価管理

人事・労務管理ツールを利用すれば、例えば、多様な働き方を推進するために時差出勤やフレックスタイム制を導入した際に、システムの設定を変えるだけで間違いなく給与計算や実働労働時間の計算を行ってくれます。会計システムなど他のツールと連携することで、さらなる生産性の向上が期待できます。

行政への各種申請のオンライン化

政府や地方自治体もオンライン化を推進しており、さまざまな行政サービスで電子申請が利用できるようになっています。例として、次のようなサービスがオンライン化されています。

• 法人税や消費税などの税務申告
• 健康保険、雇用保険、厚生年金保険などの社会保険手続き
• 各種補助金等の申請・届出

電子申請は、紙の書類を提出するのに比べ、時間や労力を削減できるのがメリットです。

オンラインサービスを用いた業務の効率化

テレワークが急速に普及する中で、課題も見えてきました。コニュニケーション機会の減少や、既存手法による人事評価の困難さを問題に感じる企業も少なくありません。

コミュニケーション不足は、業務の遅延やメンタルの不調につながります。メールより気軽に連絡ができるチャットタイプのコミュニケーションツールの活用は、遠隔コミュニケーションのハードルを下げ、相談しやすい雰囲気を作れるでしょう。

評価制度については、オンラインミーティングツールなどを用いた定期的な面談と、人事管理ツールの導入で客観的な評価が可能になります。人事管理ツールは、さまざまな評価制度を一元管理しながら設定でき、主観的な評価のばらつきも防げます。

具体的な導入ツール例

ここからはDXを推進するうえで導入したい具体的なツールを紹介します。

人事・労務管理ツール

人事・労務管理ツールとして、クラウド型人事労務ソフトシェアNo.1の「Smart HR」をご紹介します。

Smart HRは、クラウド型の人事・労務管理ツールです。雇用契約や入社手続きもオンライン上で完結。各種労務手続きのほか、年末調整や給与明細、源泉徴収などの機能が搭載されています。

また会計ツールやチャットツールなどさまざまな外部サービスと連携できるのもSmart HRの特徴です。すでに利用しているツールがある場合は、連携できるか確認してみましょう。

会計ツール

会計ツールとして、クラウド会計ソフトをご紹介します。

クラウド会計は、インターネット上で会計処理ができる会計システムのことを言います。領収書や請求書などあらゆる証憑書類を電子化して、ペーパーレスを実現することも可能です。また、システムに利用している銀行口座やクレジットカードを連携させることで、取引データを自動で取得し、自動で仕訳する機能を有しています。月額2,000円程度から利用できるのも魅力でしょう。

取り入れやすいツールから導入してDXを実現しよう

テレワークを軌道に乗せ生産性を向上させるためには、テレワークに適したツールを導入するなどの環境整備が必要です。まずは低価格ではじめられるツールを導入してみましょう。それはDXの第一歩にもなります。

東京海上日動では、各種業務用ITツールの提供会社と連携しておりますので、企業のテレワークやDXに関するソリューションをご案内可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。